De meeste informatie kan uit de standaard rapporten worden verkregen. Als deze informatie echter niet beschikbaar is in de standaard rapporten, dan kan een Aangepast rapport worden aangemaakt. Hiermee kun je zelf een rapport samenstellen met de informatie die jij nodig hebt. 

Je start met het bepalen van de Rapportdefinities waar in je de gewenste filters, rollen en kolommen bepaalt. Daarna kun je de export aanmaken. 

Ga naar Admin → Rapportage → Aangepaste rapporten.

Rapportdefinities

In de Rapportdefinities stel je een template samen met de gewenste filters, rollen en kolommen. Je kunt het rapport daarna vaker gebruiken door een andere selectie te maken. 

Klik op Toevoegen om een nieuwe Rapportdefinitie aan te maken en vul de velden in.

Naam: naam van het rapport
Groepsnaam rapporteren (optioneel): naam van de groep waar dit rapport onder dient te worden gegroepeerd.
Type: Er zijn verschillende typen rapporten die een ander output genereren. Afhankelijk van het type dat je selecteert, kunnen andere ‘Kolommen’ worden geselecteerd. 

Output: type bestand dat aangemaakt dient te worden. Keuze uit Csv, Excel, Html, Pdf, Png.
Planning: Op aanvraag (standaard), Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks. Op aanvraag houdt in dat je het rapport handmatig aanmaakt en hier de filters kunt aanpassen. Indien je kiest voor een gepland rapport dan is het belangrijk dat je de filters precies instelt. Het rapport wordt dan klaargezet om te kunnen worden gedownload.

Filter

Door middel van de Filters kun je het rapport verfijnen of beperkingen instellen voor andere gebruikers. Zo kun je bijvoorbeeld een Evenement selecteren zodat alleen dat evenement in het rapport voorkomt. En door Beschikbaar op filter uit te vinken kan het rapport niet worden gewijzigd bij het aanmaken van de export. 

Een Absolute date is een vaste datumselectie en een Relative date is ten opzichte van de dag dat het rapport wordt aangemaakt.

Rollen

Hier kun je rollen aanvinken die een export mogen maken. De gebruikers die zijn gekoppeld aan deze rollen, kunnen dan een export aanmaken. De gebruikers dienen minimaal rechten te hebben om een aangepast rapport te bekijken. 

Kolommen

Hier kun je de kolommen aanvinken die je in het export wilt opnemen. De kolommen zijn afhankelijk van het Type rapport dat je hebt geselecteerd dus je kunt verschillende Typen selecteren om te zien welke kolommen beschikbaar zijn.

Let op dat je de alleen kolommen selecteert die je wilt exporteren. Te grote export over een lange periode kunnen zorgen voor een error.

Export aanmaken

Als je tevreden bent met de rapportdefinities, kun je het daadwerkelijk export aanmaken. De opgeslagen rapportdefinities zijn te vinden onder het kopje Rapportdefinities.

Klik op Rapport verwerken en selecteer de filters. De filters kunnen per rapport verschillen want deze zijn afhankelijk van de instellingen in de rapportdefinitie maar over het algemeen kun je minimaal het datumbereik selecteren. 

Als het export klaar staat, dan kun je deze downloaden.

 Klik hier voor meer informatie en voorbeelden van de meest voorkomende typen rapporten.