Vanaf de start van het project is een vaste projectmanager vanuit Ticketcounter betrokken. Deze projectmanager blijft tijdens én na het project jouw aanspreekpunt. De onboarding bestaat uit meerdere fases, waarin ook andere afdelingen van Ticketcounter worden aangehaakt. Vanaf fase 4 wordt de projectmanager actief betrokken en vanaf fase 6 neemt deze de volledige projectleiding op zich.

Onze werkwijze

Onze aanpak is gebaseerd op Agile Project Management. Dat betekent: flexibel werken, gestructureerde communicatie en voortdurend inspelen op veranderende behoeften.

Wij nemen de leiding over de projectplanning en de coördinatie, terwijl we jou vragen tijdig en volledig de benodigde informatie aan te leveren. Proactieve samenwerking is hierin essentieel. We gebruiken de MoSCoW-methode om prioriteiten te stellen binnen het project:

• Must have – essentieel voor oplevering
• Should have – belangrijk, maar niet cruciaal
• Could have – wenselijk, indien mogelijk
• Won’t have (this time) – valt buiten de scope

Alle afspraken, rollen, planningen en de volledige scope worden vastgelegd in een projectdocument. Dit zorgt voor transparantie en houdt het hele team op koers.

Fases in het implementatietraject

1. Kick-off

De kick-off vormt de basis van het project. Tijdens deze sessie:

• Documenteren we alle gemaakte afspraken in het projectdocument.
• Analyseren we de bestaande processen.
• Bepalen we hoe we de applicatie gaan inrichten.
• Stellen we verantwoordelijkheden en risico’s vast.

We behandelen in deze fase doorgaans de volgende onderdelen:

• Kassa en entree
• Scanning/poortjes
• Online shop (regulier en groepen)
• Abonnementen/mijn omgeving
• Financiële koppelingen

Na de kick-off plannen we regelmatig overleg in:

• Wekelijkse of tweewekelijkse voortgangsmeetings met de projectleiders.
• Subgroep sessies per onderdeel (max. 2 sessies per onderdeel).

2. Ontwikkeling

Tijdens deze fase bouwen we het systeem op, op basis van input uit de aanmeldformulieren. Ieder onderdeel wordt opgepakt door een specifieke werkgroep. We werken met sprints (deelsprints) en gebruiken Feature-Driven Development (FDD), een Agile werkwijze waarbij we stapsgewijs functionaliteiten opleveren.

De eerste oplevering bevat de basisinrichting van het systeem. Aanpassingen en optimalisaties volgen daarna op basis van feedback.

3. Training, testen en optimalisatie

Zodra de basis staat, starten we met een training voor maximaal vier personen (volgens het ‘train de trainer’-principe). Onze voorkeur is om dit op ons kantoor te doen voor optimale focus, maar online of op locatie is ook mogelijk. Leer hier meer over de trainingen welke wij bieden.

Na de training test jij als opdrachtgever het systeem. Bevindingen worden verzameld, besproken en waar nodig doorgevoerd.

4. Migratie van data (indien van toepassing)

Samen bepalen we of data uit het oude systeem wordt overgezet naar Ticketcounter en/of er nog oude tickets gescand moeten worden na de livegang. Als datamigratie nodig is, leveren wij een standaard kolomstructuur aan op basis van onze ervaring.

5. Implementatie

In deze fase vindt de daadwerkelijke implementatie plaats. Het project wordt in deelgebieden uitgerold (bijv. Kassa, Financiën, Consumentenservice, Marketing). Hoe deze fasering plaatsvindt, is eerder in het project vastgelegd (Sprint 2). Indien nodig vindt in deze fase ook de datamigratie plaats.

6. Evaluatie & nazorg

Na livegang start de nazorgfase. Gedurende de eerste twee maanden plannen we wekelijks overleg met jou als opdrachtgever. Via een digitaal dashboard in onze Admin-omgeving bespreken we:

• Gebruikservaringen
• Bugs
• Nieuwe wensen
• Actiepunten uit het projectdocument

Na deze periode vindt de evaluatie plaats tussen de projectmanagers, eventueel aangevuld met andere betrokkenen. Daarna stemmen we in overleg de vervolgfrequentie van contactmomenten af.